Coğrafiya İnstitutunun elmi-tədqiqat şöbələrinin hər iclasda Elmi Şuranın bütün üzvləri və hesabatı dinlənilən şöbənin bütün əməkdaşları mütləq iştirak etməlidirlər.
Şöbə müdirləri iclasdan öncə şöbənin və hər bir əməkdaşın ayrı-ayrılıqda hesabatın çap edilmiş nüsxəsini elmi katibə təqdim etməlidirlər.
Hesabat işi tamamlanan şöbə müdirləri, iclas günü hesabat işinin tamamlanmış versiyasını təqdim etməlidirlər.